Integration als Schlüssel für unternehmensweiten Wissenstransfer

So geht Auditmanagement

Ein Audit planen, durchführen und auswerten braucht Zeit, Geld und manchmal auch ziemlich Nerven. Das Auditmanagement hat daher oft den Ruf, viel Aufwand zu verursachen und nur beschränkten Nutzen zu bieten. Zu Unrecht. Effizient – und insbesondere durchgehend digital – umgesetzt, deckt es nicht nur  Mängel auf, sondern bringt wertvolles Innovationspotenzial zum Vorschein.

Audits gehören heute klar zu einem Managementsystem dazu. Warum also nicht das Notwendige mit dem Nützlichen verbinden? Warum sich mit einem Auditmanagement begnügen, das die Pflicht erfüllt, aber zu eingeschränkt ist, um das volle Potenzial in der Kür auszuschöpfen?

Isolierte, unflexible Lösungen als Innovationsbremse

Die Frage nach ungenutztem Potenzial ist wichtig. Denn immer noch lassen zahlreiche Unternehmen entscheidende Chancen zur Unternehmensoptimierung aus, indem Sie mit statischen Excel-Fragebogen oder limitierten Auditlösungen arbeiten. Abweichungen, Massnahmen und Erkenntnisse aus den Audits bleiben damit isoliert und können weder in bestehenden Umsystemen fortgeführt, noch an mehreren Standorten nahtlos genutzt werden. Das Wissen fliesst nicht dorthin, wo es gewinnbringend genutzt werden kann.

Wo stehen Sie heute?

Kämpfen auch Sie damit, Ihren Auditprozess dynamisch in Ihre bestehenden Softwarelösungen zu integrieren? Dann stehen Sie mit dieser Herausforderung nicht alleine da. Die Ausgangslage scheint zwar für jedes Unternehmen je nach Aufbau, Grösse und Branche unterschiedlich. Die grundlegenden Hürden sind jedoch oft dieselben: Durch den historisch bedingten Wildwuchs verschiedener Softwarelösungen – z.B. für Kundenmanagement, Buchhaltung, Support, Produkt-, Projekt- und Organisationsmanagement – wird der abteilungs- und standortübergreifende Informationsfluss erschwert. Automatisierte, digitale Abläufe sind gar nicht erst möglich. Hilfslösungen – z.B. auf Basis von Excel – ermöglichen das Erledigen von spezifischen Aufgaben, sind aber weder effizient, dynamisch noch nachweissicher. Dies sind nur einige, wenn auch zentrale Punkte, die für ein nahtloses Datenmanagement und damit ein unternehmensweites Auditmanagement gelöst werden müssen.

Wo wollen Sie hin?

Wie sieht Ihr Wunsch-Auditmanagement aus? Denken Sie gross, denn eine Softwarelösung sollte sich Ihren Bedürfnissen anpassen, nicht umgekehrt. Für maximale Effizienz sollte sie denselben geführten Ablauf für sämtliche Auditarten an allen Standorten verwenden und gleichzeitig individuelle Inhalte zulassen. Startet man z.B. ein Überprüfungsaudit am Standort Berlin, soll auf einen Blick ersichtlich sein, welche Abweichungen beim letzten Audit festgehalten und welche Erkenntnisse in anderen Ländern gewonnen wurden. Tritt dieselbe Abweichung an mehreren Standorten auf, muss die daraus erzeugte Massnahme zur Problemlösung gruppenweit nur einmal umgesetzt werden. So profitiert das Unternehmen von einer exponentiell steigenden Lernkurve und maximalem Wissenstransfer.

Auch die Automatisierung sollte einen grossen Stellenwert haben. Auditlösungen, die systemgesteuert Wiederholungen von Audits einplanen und Aufgaben dazu protokolliert verteilen können, ersparen Arbeit und sorgen für nachweisbare Sicherheit in Ihren Prozessen. Unabhängig von der zu meisternden Komplexität soll ein transparenter, durchgängig digitaler Auditablauf entstehen, der geräteunabhängig abgearbeitet und beteiligte Personen einfach integrieren kann.

Was brauchen Sie für Ihre Audits?

Beim Festlegen der detaillierten Anforderungen ist die Unternehmensbranche, und damit einhergehende Norm- und Gesetzesvorgaben, ein wichtiger Faktor. Von den Auditarten ist das Systemaudit die am meisten durchgeführte Variante. Darin wird geprüft, wie im Unternehmen dokumentiert wird, ob Unterlagen aktuell sind und ob Personen die Anleitungen aktiv nutzen. Das Prozessaudit klärt, wie in der Produktionsstrasse sichergestellt wird, dass korrekt verpackt und beschriftet wird.

Um aufzuzeigen, wie unterschiedlich die Bedürfnisse sein können, werden drei  Kundenprojekte miteinander verglichen bei welchen spezifische Vorgaben eingehalten werden. (siehe Tabelle)

	Immobilien-Unternehmen	Automotive-Unternehmen	Elektrotechnik-Unternehmen
Kunden	Privatpersonen, Gewerbe, Immobilienverwaltungen	Automotive	Industrie, Medizintechnik, Automotive, Daten und Kommunikation, Luft- und Raumfahrt, Energietechnik
Standorte & Länder	3 Standorte in der Schweiz	30 Produktionsstätten in Europa, Nord- und Südamerika, Japan und China	25 Gesellschaften in 15 Ländern
Anzahl Mitarbeitende	200-400	ab 10 000	2000-5000
Auditarten (intern und extern)	System	System, Prozess	System, Prozess, Produkt
Standards, Normen  (nicht abschliessend)	ISO 9001, 14001	IATF16949, VDA 6.1, 6.3. Normenkatalog detailliert in Validierungsprozess integriert & verknüpfbar	ISO 9001, 14001, 13485 IATF16949, VDA 6.1, 6.3 Normenkatalog detailliert in Validierungsprozess integriert & verknüpfbar
Anforderungen Systemaufbau	Auditlösung für ISO-Zertifizierung (Systemaudit) mit Integration in Managementsystem	Auditlösung in bestehendes Qualitäts- und Prozessmanagement integriert Fragenkataloge für Audit komplett integriert Mehrstufige Workflows inkl. Massnahmenmanagement Mehrere Auditarten 8D-Reporting Schnittstellen zu Umsystemen VDA-qualifizierte Auditoren	Auditlösung in bestehendes Qualitäts- und Prozessmanagement integriert inkl. mehrstufigen Workflows und Massnahmenmanagement (vorher zahlreiche Softwarelösungen ohne einheitliches Massnahmenmanagement) Fragenkataloge für Audit komplett integriert Kombi-Audits, um gleichzeitig mehrere Normen überprüfen zu können Mehrere Auditarten Schnittstellen zu Umsystemen

Audit-Workflow

Der Auditablauf ist für alle Auditarten derselbe. Es kann sein, dass kleinere Schritte zusammengelegt oder in gewissen Fällen weggelassen werden können. Wichtig dabei ist, dass die gewählte Auditsoftware eine durchgehende Digitalisierung bietet, wodurch Planung, Durchführung, Auswertung, Berichterstattung und Verteilung sämtlicher Informationen, Dokumente und Massnahmen lückenlos und systemübergreifend funktionieren.

 

Das beste Auditmanagement  ist integriert

Die auf integrierte Managementsysteme spezialisiere IMS AG berät und begleitet ihre Kunden aus verschiedensten Branchen auf dem Weg zum integrierten Auditmanagement mittels der eigenen Softwarelösung IMS Premium. Das Ziel beim Planen, Konzeptionieren, Umsetzen und Optimieren ist stets, ein vernetztes, unternehmensweites Informationsmanagement zu schaffen, welches sämtliche Managementbereiche durchgängig digital kombiniert und ein Höchstmass an Automatisierung bietet.

Aufgrund der unternehmensweiten Informationsintegration profitiert ein Auditmanagement von folgenden Vorteilen:

• Durchgehend digitale, automatisierte Auditabläufe und -formulare mit integrierten Prozess- und Organisationsinhalten.
• Intelligente Workflow-Logik «DotWalking» zeigt nur Formularfelder und Schritte, welche gemäss vorheriger Auswahl Sinn machen, resp. notwendig sind. Dadurch können z.B. Auswahlmöglichkeiten gemäss Organisationsstruktur eingeschränkt werden, was besonders bei mehreren Standorten/Ländern die Erfassung deutlich vereinfacht.
• Dokumente können dynamisch und versionierbar als Inhaltsformular integriert oder z.B. als Office-Vorlage vorbelegt werden.
• Unterschiedliche Komplexität der Audits einfach umsetzbar, ganz nach Ihren Anforderungen.
• Verschiedene Auditarten mit unterschiedlichen Inhalten (inkl. Texten, Bildern, Videos, Dokumenten) und Workflows.
• Integrierte mehrstufige Massnahmen- und Aufgabenverwaltung und automatisierte Verteillogik.
• Mehr Transparenz, Effizienz und barrierefreie Zusammenarbeit im Unternehmen.
• Nicht nur Mängel, sondern auch wertvolles Innovations- und Qualitätsverbesserungspotenzial aufdecken.

 

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