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Unser Artikel im QZ Online

Papierlos und abgesichert in die Zukunft

Weshalb digitales Nachweismanagement die Zettelwirtschaft hinter sich lässt

Nachweiserbringung ist kontrovers: Zum einen bezüglich der Definition, was genau nachgewiesen werden soll, zum anderen wegen der aufwendigen Kontrolle. Diesen Herausforderungen stellen sich Unternehmen seit vielen Jahren und die Covid-Krise führt das Thema mit Test- und Impfnachweisen nun an die Privatsphäre heran. Mit der Digitalisierung von Prozessen erfahren Nachweise heute eine neue Dynamik und Potenzial für die praktische Umsetzung.

Seit Monaten ist das Thema Nachweis allgegenwärtig und auch im privaten Umfeld allen vertraut. Denn die Test- bzw. Nachweispflicht für Covid-Zertifikate bringt zunehmend Einschränkungen für alle, die sie nicht erfüllen können. In der Wirtschaft wird die Nachweispflicht durch immer mehr Normen, Gesetze und Compliance-Vorgaben seit Jahren verschärft: Hier eine Lesebestätigung für die E-Mail, dort ein Beleg über den erfolgreichen Abschluss einer Ausbildung. Dabei muss die Beweisführung in allen Fällen sicher und verbindlich sein. In regulierten Branchen wie Medizintechnik, Pharma oder Lebensmittel gilt es zudem, die Langfristigkeit als zentrales Element zu gewährleisten. Wer heute noch analoge Nachweissysteme auf Papier oder isolierte Softwarelösungen im Einsatz hat, kann zahlreiche Anforderungen nicht mehr oder nur mit großem Aufwand erfüllen.

Auslaufmodell papiergestütztes System

Dennoch trifft man heute noch – insbesondere bei kleineren Unternehmen – auf gedruckte Vorgaben und Richtlinien. Gibt es Änderungen oder neue Regeln zu beachten, müssen die Unterlagen in einem aufwendigen Verteilprozess von Hand ausgetauscht werden. Die Anwendernachweise müssen ebenfalls schriftlich eingeholt und geprüft werden. Auch Personalwechsel lösen träge Aktionsketten aus, um Unterlagen zu aktualisieren und Lesebestätigungen einzufordern. Im papiergestützten System läuft man Nachweisen meist hinterher. Um vom Papiersystem wegzukommen, haben viele Unternehmen ihre Anweisungen und Lesebestätigungen in einem ersten Schritt digitalisiert. Dabei werden bereits vorhandene Softwareprodukte (z.B. MS Office) verwendet, die sich nur begrenzt zur Nachweiserbringung eignen. Richtlinien werden häufig in Word und die dazugehörigen Lesebestätigungen in Excel erfasst. Die Verteilung erfolgt per E-Mail über Outlook. Informationen liegen nun digital vor, jedoch gibt es weder eine übersichtliche Versionierung, noch eine zentrale Ablage oder eine dynamische Verknüpfung zu den zuständigen Stellen. Aktualisierungen, Kontrollprozesse und Planung müssen immer noch manuell vorgenommen, respektive durchgeführt werden.

Ganzes Potenzial der Digitalisierung nutzen

Selbst wenn Schulung, Unterweisung, Richtlinien, Hygiene, GMP, Compliance, Arbeitssicherheit für verschiedene Nachweise vorhanden sind, so wird deren Handhabung für alle Anwender unübersichtlich und kompliziert. Für Verantwortliche ist es fast unmöglich den Überblick zu behalten.

Die Forderung ist daher klar: Das Nachweismanagement muss zusammen mit der Digitalisierung weiterentwickelt werden. Je mehr Prozesse im Unternehmen digital unterstützt werden, umso größer wird der Druck, dass Nachweise ohne Medienbruch digital durchgeführt werden können. Heute verfügbare Technologien sind soweit entwickelt, dass Systeme integriert und zur nahtlosen Weiterführung von Abläufen eingebunden werden können. Den Maßstab setzen hier insbesondere mobile Anwendungen, die eine einfache und verständliche Benutzeroberfläche bieten und geräteunabhängig von jedem Ort aus genutzt werden können.

Zusammengefasst werden folgende Anforderungen an eine Software gestellt, die ein effizientes, flexibles, langfristig verbindliches und sicheres Nachweismanagement ermöglichen soll:

  • Digital: Durchgehende, digitale Abläufe für eine lückenlose und sichere Dokumentation.
  • Integriert: Komplett an bestehende Lösungen angebunden, laufen Nachweisprozesse systemübergreifend und profitieren von einer Vernetzung bestehender Informationen und Organisationsstrukturen.
  • Automatisiert: Höchstmögliche Benutzerfreundlichkeit durch systemgeführte, automatisierte Abläufe zur Aufgabenbearbeitung in jeder Prozessphase.
  • Einfach: Selbsterklärende, systemgesteuerte Benutzeroberfläche sorgt für eine intuitive Nutzung und unternehmensweite Systemakzeptanz.
  • Zuverlässig: Langfristig verfügbare, auswertbare Informationen und fehlerloser Betrieb der Software garantieren die Sicherheit der unternehmensweiten Informationen.
  • Mobil und geräteunabhängig: Flexible Nutzungsmöglichkeiten ermöglichen uneingeschränkten Zugriff auf Informationen – im Labor, an der Produktionsstraße, im Büro oder auf der Baustelle.
  • Ressourcenschonend: Einfache und langfristig kostengünstige Verteilung, Wartung und Updates der Software schonen Zeit- und Geldressourcen und bieten Flexibilität und Ausbaufähigkeit für zukünftige Anforderungen.

Vorteile für alle Nachweisarten und Anwendergruppen Eine Software, die aktuellste Technologien einsetzt und direkt mit anderen Systemen kommunizieren kann, ermöglicht eine sichere Nachweiserbringung im Rahmen gesetzlicher, normenspezifischer oder "compliancebedingter" Vorgaben. Dabei können verschiedenste Varianten wie z.B. Schulungsnachweis, Kontrolltests, Arbeitssicherheit oder Produktsicherheit abgedeckt werden. Von der einfachen Lesebestätigung bis hin zu fachspezifischen Formularen mit mehrstufigen Bearbeitungsworkflows und mehreren Verantwortlichen: Die Nachweiserbringung erfolgt durchgehend digital. Sie ist lückenlos nachvollziehbar – auch Jahre später per Knopfdruck in übersichtlicher Darstellung.

Der Nachweis kann als Eigennachweis von Mitarbeitern selbst (z.B. Lesebestätigung einer Unterweisung zum Umgang mit schädlichen Stoffen) oder von Ausbildern, Kursleitern (z.B. Zertifikatausstellung an Kursteilnehmer), Auditoren oder Controllern vorgenommen werden.

Insbesondere zur Erfüllung der geräteunabhängigen und mobilen Nutzungsmöglichkeit bietet eine cloudbasierte Nachweislösung entscheidende Vorteile. Da sie mit jedem Browser funktioniert, ist jedes Gerät ohne Installationsaufwand sofort einsatzbereit. Dies reduziert den Aufwand zur Systembetreuung erheblich, da Installation und Updates zentral auf dem Server vorgenommen werden und die aktuellste Software sofort an jedem Arbeitsplatz verfügbar ist.

IMS Premium ist eine solche webbasierte, integrierbare und modular aufgebaute Managementsoftwarelösung. Durch flexible Prozess-, Workflow- und Formulargestaltungsmöglichkeiten können sämtliche Nachweisszenarien digital dokumentiert und deren Abläufe automatisiert ausgeführt werden. Bestehende Systeme sind mittels zahlreicher Schnittstellen nahtlos integrierbar. Informationen und Prozesse fließen ohne Medienbruch über mehrere Unternehmen, Standorte und Abteilungen hinweg und ermöglichen ein lückenloses und systemgesteuertes Managen sämtlicher Unternehmensinformationen – Nachweise eingeschlossen.

Gesetze, Unterweisungen, Schulungsinhalte, Richtlinien oder sonstige Inhalte können als bestehende Dokumente integriert oder bequem direkt als gestaltbare Formulare erfasst werden. Auch die korrekte Einhaltung sämtlicher Normen (z.B. ISO, FDA CFR, Part 11, MDR 745 oder IATF16949 und VDA) kann aufgrund der lückenlosen Dokumentation nachvollziehbar geprüft und nachgewiesen werden.

Je nach Nachweis werden individuelle Workflows festgelegt und für die systemgesteuerte Bearbeitung der Inhalte verwendet. Die integrierten Organisationseinheiten bieten die Möglichkeit, Zuständigkeiten dynamisch mittels Stellen oder Personen im Inhalt oder im Nachweisablauf zuzuordnen. Aufgaben zur Inhaltserfassung oder zur Nachweiserbringung werden vom System verschickt. Erinnerungen an regelmäßig zu wiederholende Nachweise verteilt die Software ebenfalls automatisch. Auf Veränderungen im Unternehmen oder zukünftige Anforderungen kann durch den modularen Funktionsaufbau einfach eingegangen werden. Die flexibel kombinierbare Software bietet dadurch ein langfristiges, sicheres und zukunftsorientiertes Nachweismanagement.

AUTOR

Kurt Gailer ist Projektleiter und Consultant
bei der IMS Integrierte Managementsysteme AG und unterstützt Kunden dabei, Informationen und Prozesse im Unternehmen zu optimieren, digitalisieren und automatisieren.

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