Dokumentenmanagement war gestern
Wir zeigen Ihnen, wie das komplette Potenzial mit vernetzten Systemen genutzt werden kann
Seit Beginn des digitalen Zeitalters sind die Möglichkeiten von Innovation, Kommunikation und geschäftlichem Erfolg in vorher nie denkbare Höhen gewachsen. So rasant sich Potenziale auftun, so schnell müssen sich auch Vorschriften und Richtlinien den neuen Gegebenheiten anpassen. Die Geschwindigkeit dieser Veränderungen stellt Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen, die nur mit einem effektiven Richtlinienmanagement bewältigt werden können.
Officebasierte Dokumentenverwaltung bietet zu wenige Vorteile
Möchte man an den Word-Dokumenten zur Richtlinienverwaltung festhalten, können Abläufe rund um die Erstellung, Verteilung, Schulung, Kontrolle und Auswertung vereinfacht werden. Der Inhalt der Richtlinie bleibt jedoch eine «Black Box» – der Versionsvergleich muss manuell gemacht und auf kollaboratives Arbeiten und eine Volltextsuche rund um die Richtlinieninhalte muss verzichtet werden oder im Umfeld von Office-Lösungen erfolgen.
Webbasierte, ablauffähige Inhaltsformulare überwinden alle Systemgrenzen
Unternehmen in dynamischen Branchen und komplexen Strukturen haben schnell die Chancen des digitalen Richtlinienmanagements erkannt. Sie nutzen webbasierte Inhaltsformulare mit spezifischen Workflows, um das ganze Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen zu können. Systemgrenzen von Geräten, Betriebssystemen und Office-Lösungen können einfach überwunden werden.
«Mehrstufige Freigabe-Workflows, verschachtelte Dokumente und die Richtlinienverteilung über Nachweise haben sich als Best Practice etabliert», sagt auch Kurt Gailer, Leiter Kundenberatung bei der IMS Integrierte Managementsysteme AG. Unternehmen, die ein workflowbasiertes Richtlinienmanagement nutzen, sind «schneller am Ziel».
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Den kompletten, in der Fachzeitschrift «MQ» publizierten Fachartikel finden Sie hier als PDF-Download.
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