Versionierung und Dokumentlenkung

Alle Dokumente – egal ob PDF, Microsoft-Dateien oder Weblinks – werden versioniert und zentral gelenkt, sodass jederzeit die aktuell gültige Version verfügbar ist. Die strukturierte Darstellung inkl. „Breadcrumb“-Navigation und direkter Verlinkung zu Workflowschritten ermöglicht maximale Transparenz.

Mehrsprachigkeit und PDF-Generierung

Alle Dokumente können in verschiedenen Sprachen erstellt und abgelegt werden. Eine automatische PDF-Erstellung in mehreren Sprachen macht eine manuelle Erstellung überflüssig. Benutzer mit Leserechten erhalten mühelos Zugriff auf nicht-editierbare PDF-Versionen in der jeweiligen Sprache.

Microsoft-Integration via WebDAV

Nahtlose Zusammenarbeit in Microsoft-Anwendungen möglich – inkl. automatischer Sperrung bei Bearbeitung. Die WebDAV-Schnittstelle ermöglicht direkten Zugriff und Versionsabgleich.

Einzel- und Gruppennachweise

Das Nachweismanagement in IMS PREMIUM ermöglicht die digitale und revisionssichere Dokumentation von Schulungen, Prüfungen und Kontrollnachweisen – für Einzelpersonen oder ganze Gruppen. Durch den zweistufigen Workflow und individuelle Fristen ist die Erbringung und Nachverfolgbarkeit strukturiert und nachvollziehbar, inklusive automatisierter Erinnerungen und Übersichten.

Metadatenfelder zur Dokumenterweiterung

Dokumente können über zusätzliche Metadaten angereichert werden (z. B. Ersteller, Datum, Status). Diese Informationen verbessern die Filterbarkeit, Nachverfolgbarkeit und Auswertungsmöglichkeiten in der Dokumentenverwaltung. Dynamische Eigenschaften wie Ersteller und Erstellungsdatum werden automatisch in Microsoft-Dokumente eingetragen. So wird die Verknüpfung zwischen IMS-Daten und Microsoft-Dateien sichergestellt, was die systemübergreifende Konsistenz erhöht.

Feingranulare Berechtigungen

Berechtigungen können auf allen Objekten vergeben werden – inkl. Dokumenten, Prozessen, Links und Formularen. Wenn die IMS-Organisationseinheiten genutzt werden, greifen automatische Rechtevererbungen, was Pflege vereinfacht.

Workflowgesteuerte Dokumentfreigabe

Freigabeprozesse können individuell konfiguriert werden (z. B. Vier-Augenprinzip, zentrale Freigabe). Mails, To-dos und direkte Links unterstützen die strukturierte Abarbeitung von Review- und Approval-Prozessen.

Highlights dieses Features

Versionierung & Dokumentlenkung: Zentrale Steuerung und automatische Versionierung aller Dokumenttypen
Mehrsprachige PDF-Generierung: Automatische Erstellung nicht editierbarer PDFs in mehreren Sprachen
Microsoft-Integration via WebDAV: Direkte Bearbeitung und Versionsabgleich in Microsoft-Anwendungen mit automatischer Sperrung – inkl. Übertragung dynamischer Felddaten
Erweiterbare Dokumentinformationen: Zusätzliche Metadatenfelder für gezielte Verwaltung, Filterung und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten
IMS-Datenübertragung in Microsoft-Dokumente: Systemeigene Daten werden automatisch in verknüpfte Microsoft-Dokumente übernommen für konsistente Datenhaltung
PDF-Ansicht für Viewer-User: Benutzer mit Leserechten erhalten automatisch generierte, nicht bearbeitbare PDF-Versionen
Feingranulare Berechtigungsverwaltung: Objektbezogene Rechtevergabe – inklusive automatischer Rechtevererbung bei Nutzung der Organisationsstruktur
Workflowgesteuerte Freigaben: Individuelle Workflows für Freigabeprozesse

Dokumenten- und Contentmanagement

Versionierung und Dokumentlenkung