Versionierung und Dokumentlenkung mit moderner DMS Software

Alle Dokumente – egal ob PDF, Microsoft-Dateien oder Weblinks – werden versioniert und zentral gelenkt, sodass jederzeit die aktuell gültige Version verfügbar ist. Diese DMS Funktion unterstützt die Archivierung und erleichtert die Dokumentensuche in der täglichen Arbeit. Die strukturierte Darstellung inkl. „Breadcrumb“-Navigation und direkter Verlinkung zu Workflowschritten ermöglicht maximale Transparenz.

Mehrsprachigkeit und PDF-Generierung im Dokumentenmanagementsystem

Alle Dokumente können in verschiedenen Sprachen erstellt und abgelegt werden – eine wichtige Stärke moderner Dokumentenmanagement Software und ein zentraler Bestandteil vieler Compliance Anforderungen. Eine automatische PDF-Erstellung in mehreren Sprachen macht eine manuelle Erstellung überflüssig. Benutzer mit Leserechten erhalten mühelos Zugriff auf nicht-editierbare PDF-Versionen in der jeweiligen Sprache.

Microsoft-Integration via WebDAV für reibungsloses Dokumentenmanagement

Nahtlose Zusammenarbeit in Microsoft-Anwendungen möglich – inkl. automatischer Sperrung bei Bearbeitung. Die Integration kann zudem mit CRM-Systemen oder einer Cloud-Plattform kombiniert werden, was IMS PREMIUM zu einer besonders flexiblen DMS Lösung macht.

Einzel- und Gruppennachweise – revisionssicher im DMS verwalten

Das Nachweismanagement in IMS PREMIUM ermöglicht die digitale und revisionssichere Dokumentation – ideal zur Erfüllung von Compliance Anforderungen im Qualitätsmanagement. Als integriertes Dokumentenverwaltungssystem unterstützt es die strukturierte Dokumentenablage und transparente Prozesse. Durch den zweistufigen Workflow und individuelle Fristen ist die Erbringung und Nachverfolgbarkeit strukturiert und nachvollziehbar, inklusive automatisierter Erinnerungen und Übersichten.

Metadatenfelder zur Erweiterung des Dokumentenmanagementsystems

Dokumente können über zusätzliche Metadaten angereichert werden (z. B. Ersteller, Datum, Status). Diese Metadaten verbessern die Dokumentensuche, erleichtern die Archivierung und steigern den Nutzen des gesamten Dokumenten Management Systems. Dynamische Eigenschaften wie Ersteller und Erstellungsdatum werden automatisch in Microsoft-Dokumente eingetragen. So wird die Verknüpfung zwischen IMS-Daten und Microsoft-Dateien sichergestellt, was die systemübergreifende Konsistenz erhöht.

Feingranulare Berechtigungen für maximale Sicherheit im DMS

Berechtigungen können auf allen Objekten vergeben werden – inkl. Dokumenten, Prozessen, Links und Formularen. Wenn die IMS-Organisationseinheiten genutzt werden, greifen automatische Rechtevererbungen, was Pflege vereinfacht.

Workflowgesteuerte Dokumentfreigabe im Dokumentenmanagementsystem

Freigabeprozesse können individuell konfiguriert werden (z. B. Vier-Augenprinzip, zentrale Freigabe). Mails, To-dos und direkte Links unterstützen die strukturierte Abarbeitung von Review- und Approval-Prozessen. Damit wird IMS PREMIUM zu einer praxisnahen Dokumentenmanagement Software, die sich als ECM Enterprise Content Management Lösung versteht und durch digitale Workflows die Compliance Anforderungen zuverlässig erfüllt.

Highlights dieses Features

Versionierung & Dokumentlenkung: Zentrale Steuerung und automatische Versionierung aller Dokumenttypen
Mehrsprachige PDF-Generierung: Automatische Erstellung nicht editierbarer PDFs in mehreren Sprachen
Microsoft-Integration via WebDAV: Direkte Bearbeitung und Versionsabgleich in Microsoft-Anwendungen mit automatischer Sperrung – inkl. Übertragung dynamischer Felddaten
Erweiterbare Dokumentinformationen: Zusätzliche Metadatenfelder für gezielte Verwaltung, Filterung und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten
IMS-Datenübertragung in Microsoft-Dokumente: Systemeigene Daten werden automatisch in verknüpfte Microsoft-Dokumente übernommen für konsistente Datenhaltung
PDF-Ansicht für Viewer-User: Benutzer mit Leserechten erhalten automatisch generierte, nicht bearbeitbare PDF-Versionen
Feingranulare Berechtigungsverwaltung: Objektbezogene Rechtevergabe – inklusive automatischer Rechtevererbung bei Nutzung der Organisationsstruktur
Workflowgesteuerte Freigaben: Individuelle Workflows für Freigabeprozesse

Dokumenten- und Contentmanagement

Versionierung und Dokumentlenkung mit moderner DMS Software